Kā efektīvi sazināties ar klientiem atvaļinājuma laikā?

Šo punktu es pārzinu mājās pēc sarunas ar draugu par pieredzi, ko viņa piedzīvoja ar savu grāmatvedi. Pēc satraucošas vēstules saņemšanas no HMRC, kurā bija kļūdas un kurā bija pieprasīti maksājumi, ko viņa jau bija veikusi, viņa lūdza grāmatveža palīdzību, lai gūtu tik ļoti nepieciešamo pārliecību. Neskatoties uz pastāvīgo vienošanos ar grāmatvedības firmu 125 mārciņu plus PVN mēnesī, viņas palīdzības pieprasījums, kas tika nosūtīts jūlija vidū, tika saņemts ar automātisku atbildi, norādot, ka komanda ir skolas brīvlaikā un atbildēs pēc dažām dienām. Tikmēr viņas parastais rēķins ieradās bez kļūdām. Pagāja sešas darba dienas, līdz viņa saņēma īsu paziņojumu: "Mēs to izskatām" un tad klusums. Pēc divām nedēļām bez papildu informācijas viņa sazinājās vēlreiz, lai saņemtu vēl vienu automatizētu ziņojumu, kurā teikts, ka birojs tiks atsākts 30. augustā — tas ir sešu nedēļu ilga gaidīšana bez atrisinājuma. Līdz ar to mans draugs tagad meklē jaunu grāmatvedi.

Komunikācijas padomi biznesam atvaļinājuma laikā

1 Iepriekš brīdināt

Ja esat plānojis savu atvaļinājumu jau laikus vai tikai nesen nolēmāt doties prom, ir svarīgi informēt savu komandu pēc iespējas agrāk. Gaidīšana līdz pēdējam brīdim, lai paziņotu par divu nedēļu atvaļinājumu, var radīt nevajadzīgu stresu un slogu jūsu kolēģiem, kuriem jūsu prombūtnes laikā būs jākārto jūsu uzdevumi. Atbilstošs sagatavošanās laiks ir būtisks visiem iesaistītajiem, tostarp tiem, kas veic papildu darbu, lai nodrošinātu darbības nepārtrauktību.

Ieteicams informēt savus kolēģus vismaz mēnesi pirms aizbraukšanas, īpaši, ja jums ir nozīmīga loma jūsu organizācijā. Lai izvairītos no pārraudzības, iestatiet atgādinājumus par komandas atjaunināšanu nedēļās un dienās pirms atvaļinājuma, tādējādi palīdzot nodrošināt vienmērīgu pāreju un novērst negaidītus pārsteigumus.

2 Deleģējiet darbus un uzdevumus

Pārliecinieties, ka katra detaļa ir rūpīgi aptverta. Veiciet visaptverošu sagatavošanos jebkuram scenārijam, saistībām vai iespējamai problēmai, kas varētu rasties. Uzņemieties iniciatīvu kolēģu atlasē, vadot viņiem konkrētu lomu uzņemšanos, un veltiet laiku viņu visaptverošai apmācībai par uzdevumiem, ko viņiem uzticat. Ja kāds iesaistās jūsu klientu mijiedarbībā, sniedziet viņam visu nepieciešamo informāciju par katra klienta unikālajām prasībām un cerībām. Ja jūsu vadīto projektu uz laiku vada cita persona, sniedziet tai izsmeļošu kontrolsarakstu ar sasniegtajiem mērķiem.

Izstrādājiet visaptverošu ceļvedi, kurā sīki aprakstītas būtisku failu atrašanās vietas, kontaktpersonas dažādiem projektiem un procedūras ārkārtas situācijās. Mērķis ir izvairīties no steidzamu jautājumu plūdiem, kas traucē jūsu mieru atvaļinājuma laikā. Piesardzīga pieeja nodrošina, ka jūsu pienākumi ir uzticamās rokās, ļaujot jums būt mierīgam.

3 Sagatavojiet sakaru kanālus iepriekš

Ja atvaļinājuma laikā nevarat pārtraukt sazināties ar klientiem, pārliecinieties, ka jebkurā vietā varat saņemt nepieciešamās vēstules un dokumentus. Tagad ir pat a FAX no iPhone: Faksa lietotne, kas var aizstāt faksa aparātu. Šo tiešsaistes faksu var brīvi apstrādāt, saņemt un nosūtīt no viedtālruņa. Ja jums ir faksa lietotne un iPhone, jums ir viss nepieciešamais darbam ar dokumentiem. Līdzīgi kā šajā piemērā, jums vajadzētu apsvērt saziņas plānu ar cita veida saziņu ar klientiem.

4. Izveidojiet atgriešanās pie darba plānu

Atgriešanās birojā pēc brīva laika bieži vien var šķist biedējoša. Visticamāk, jūs sagaidīs nelasītu e-pastu, balss pasta ziņojumu, piezīmju, atjauninājumu, izaicinājumu un steidzamu jautājumu lavīna.

Lai raitāk atgrieztos darbplūsmā, ir saprātīgi izstrādāt stratēģiju tam, kas jūs sagaida pēc pārtraukuma. Apsveriet iespēju izveidot pārrunu sesiju ar dažiem komandas locekļiem, lai uzzinātu par svarīgiem notikumiem jūsu prombūtnes laikā. Piešķiriet prioritāti iesūtnes sakārtošanai, lai vispirms koncentrētos uz vissvarīgākajiem e-pastiem. Pārredzamas un atklātas komunikācijas uzturēšana ar savu komandu ir ļoti svarīga, lai jūs varētu pilnībā izprast projektu vai pienākumu attīstību un progresu, no kuriem bijāt prom.

5 Iestatiet ārpus biroja balss pastu

Pārliecinieties, ka katra bāze ir pārklāta, un rūpīgi sagatavojieties visiem iespējamiem scenārijiem, uzdevumiem vai krīzēm. Sadarbojieties ar kolēģiem, deleģējot viņiem konkrētus pienākumus un nodrošinot visaptverošu apmācību par uzdevumiem, ko viņiem uzticat. Ja kāds jūs pārstāvēs klientu sanāksmēs, sniedziet viņam detalizētu instruktāžu par klientu unikālajām prasībām un vēlmēm. Ja kāds cits kolēģis uzņemas atbildību par konkrētu projektu jūsu prombūtnes laikā, iesniedziet viņam izsmeļošu uzdevumu sarakstu, kurā sīki aprakstīts katrs uzdevums, kas jāpabeidz.

Izstrādājiet visaptverošu rokasgrāmatu, kurā sīki aprakstīta svarīgu failu atrašanās vieta, kontaktpunkti dažādiem projektiem un procedūras ārkārtas situācijās. Mērķis ir izvairīties no steidzamu e-pastu plūdiem, kas traucē jūsu atpūtai pludmalē. Prātīgāk ir būt piesardzīgiem, nodrošinot, ka jūsu projekti ir prasmīgās rokās pirms došanās ceļā.

Secinājumi

Klientu iepriekšēja informēšana par jūsu nepieejamību ir saprātīga prakse. Piemēram, kad esmu prom atvaļinājumā, mani pastāvīgie klienti jau zina, ka viņi nevarēs ieplānot nevienu apmācību sesiju šajā periodā. Esmu iestatījis automātisku e-pasta atbildi, lai apstiprinātu saņemtos ziņojumus, norādot datumus, kad būšu ārpus biroja. Tiem, kuriem ir steidzami jautājumi, atbildē ir norādīts kontakttālrunis. Ziņojumi, kas nosūtīti uz šo numuru, tiks nosūtīti man, un es apņemos atbildēt 24 stundu laikā.